----实现纸质卷宗和电子卷宗同步归档

    2015年9月10日，兰州铁路运输中级法院圆满完成了2003年以来所有纸质诉讼档案的电子版本制作，实现了诉讼档案长期保存、高效管理、快速查询的要求，电子档案管理系统正式投入使用。

图为工作人员录入档案信息和制作电子卷宗

    按照省法院的要求和铁路法院自身发展的实际需要，为切实提升铁路法院的信息化水平，兰州铁路运输中级法院党组高度重视，多次召开会议研究部署诉讼档案电子化工作，在人员、经费、设备等方面强化保障，专门设置了扫描工作室，抽调专人全力推进该项工作的开展。今年3月正式启动诉讼档案电子化工作以来，办公室就卷宗扫描、场地设置、人员配备、工作期限及后期运作、工作衔接等情况与相关部门和人员进行多次协商、反复推敲，采取多项措施对诉讼档案电子化项目的施工流程、细节等进行全程跟踪，确保了档案拆装、检查、扫描、录入、复核、装订等各个环节不出纰漏。一是在纸质诉讼档案拆装过程中，严格实行了一案一登记、一案一录入、一案一装订的要求，防止拆卷、装卷等各个环节出现缺页、漏装、错装等现象的发生，确保电子诉讼档案材料质量达到清晰、完整的标准；二是严格遵守保密规定的要求，禁止录入人员对诉讼档案进行拍照、复印、抄写等问题的发生，全过程实现专人全程跟踪、监督，确保不发生泄密事件；三是制定详实的登记表格，明确划分诉讼档案的拆装、扫描、录入、复核、装订成册等流程的管理责任，确保档案安全及完整；四是办公室负责人定期检查扫描成果及进度，定期进入扫描现场，随机抽查已扫描完毕的数据库，检查扫描的各种数据和质量，及时发现、改正扫描中存在的问题，并监督扫描进度，确保扫描整体工作按时、按质的完成；五是规范导入系统数据，按照要求认真填写相关归档信息，确保电子档案管理系统的正常使用；六是对已制作的电子诉讼档案数据进行数据罐装，防止因不确定因素导致的数据丢失等问题发生，确保电子数据的长久保存；七是做好督促各审判执行部门按时归档工作，及时发布相关归档统计数据，杜绝遗漏档案补录带来的重复工作，确保诉讼档案纸质卷宗和电子卷宗同步归档。半年来，办公室克服工作场所小，人员少，天气炎热等诸多困难，利用节假日、周末等休息日，加班加点对案卷进行数字化扫描，将2003年以后全部诉讼案卷进行了电子版本制作，共扫描诉讼档案千余卷，14万余页，导入电子档案管理系统数据库中各类诉讼案件电子卷宗近千件。与此同时，还对档案室破旧损坏、不符合档案管理要求的档案盒进行了更换。

图为办公室编写的《院外人员借阅电子档案简易操作手册》及《院内人员借阅电子档案简易操作手册》

    为了进一步推动诉讼档案数字化工作，方便院内外人员熟悉掌握电子档案管理系统，更为便捷和迅速地查询信息，做好启用电子档案管理系统的前期准备工作。办公室在完成电子诉讼档案制作的情况下，积极请教有关技术部门，科学合理地配置档案借阅人员的借阅及审批权限，专门制作了院内外人员借阅电子诉讼档案简易操作手册，对诉讼档案管理系统功能、借阅操作、审批操作、借阅流程等进行了详细说明，以辅助院内外人员熟悉掌握该操作系统的使用。该系统投入使用后，院内人员申请借阅诉讼档案一经审核通过，便可在办公室的电脑上进行阅档、打印等操作，大大简化了借阅手续，查档也不再受时间、场所的限制。院外人员可在办理相关手续后，查询已形成的电子诉讼档案，由档案员负责操作指导并赋予其一定范围的查询权限。对确需调取档案材料的，直接通过电脑打印，省去了手工查阅、调卷等步骤。

图为用电子档案管理系统制作的调卷卡及打印的案卷材料

    兰州铁路运输中级法院电子档案管理系统的正式启用，实现了诉讼档案电子化借阅、数字化管理 ，简化了卷宗的借阅、归还环节，大大降低了卷宗损毁、涂改、丢失的风险，为当事人及诉讼代理人提供便捷高效的电子诉讼档案查阅服务，为案卷的妥善保管和信息安全提供了技术保障。今后，中院将不断完善电子档案管理系统的功能，积极规划后期运作机制，制定电子诉讼档案的管理规定，真正发挥好电子诉讼档案管理系统的作用，为档案借阅人提供更加方便快捷、优质高效的服务。(兰铁中院办公室)